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EU-Förderung

EU-Flagge
© iStockphoto.com

Antragsverfahren in EU-Programmen

EU-Programme erfordern EU-Dimension

Es gibt bei den EU-Programmen keine einheitlichen Antragsverfahren. Die EU-Kommission darf aber Projekte, die nur nationale oder regionale Bedeutung haben, nicht fördern (Subsidiaritätsprinzip). Prinzipiell müssen förderfähige Projekte deshalb immer eine "EU-Dimension" aufweisen. In der Regel sind dazu mehrere Partner aus mehreren Ländern notwendig. Es können aber in einigen Programmen Einzelanträge gefördert werden, z.B. dann, wenn die erwarteten Ergebnisse später europaweit verbreitet werden oder der Antragsteller nicht der direkte Haupt-Nutznießer des Projekts ist. Beispiele hierfür sind Technologien oder Internetdienste, die bereits auf nationaler oder regionaler Ebene genutzt werden und nun in ganz Europa eingeführt werden oder auch programmbegleitende Aktionen wie Konferenzen, Handbücher, Geschäftspartnersuche etc.

Aufrufe zur Antragseinreichung beachten

Die EU-Kommission fordert mit Aufrufen zur Antragseinreichung (Calls for Proposals) dazu auf, Projektanträge einzureichen. Diese werden auf entsprechenden Programmseiten der EU-Kommission im Internet und im offiziellen Amtsblatt C der EU veröffentlicht. Meist haben Antragsteller ab diesem Datum etwa drei Monate Zeit, ihre Anträge einzureichen, manchmal aber auch weniger! Wer dann erst anfängt, Partner zu suchen oder sich das Projektthema zu überlegen, wird sicherlich große Probleme bekommen, einen guten Antrag rechtzeitig einzureichen. Deshalb früher - mindestens drei Monate vor Veröffentlichung des Aufrufs - mit dem Schreiben und der Partnersuche anfangen! Die Nationalen Kontaktstellen für die Programme wissen normalerweise sehr früh, wann mit einem Aufruf zu rechnen ist. 

Zum Teil finden sich Hinweise auf zukünftige Aufrufe auch in den Arbeitsprogrammen, die einen längeren Zeitraum umfassen und bei denen für bestimmte Förderthemen mehrere Antragsrunden vorgesehen sind. So kann man sich ebenfalls rechtzeitig auf eine Antragstellung vorbereiten sowie weitere Partner suchen. Bei einigen Programmen wird in einem zweistufigen Verfahren zunächst ein Kurzantrag (Projektskizze) begutachtet. Erst bei Erreichen von Mindestkriterien werden Antragsteller zur Einreichung eines Vollantrags aufgefordert. Das reduziert den Antragsaufwand für den Fall einer Ablehnung.

EU-Projekte sind immer Chefsache

Wegen des relativ hohen Aufwands, der für EU-Projekte notwendig ist, muss die Entscheidung, an EU-Programmen teilzunehmen, immer von der Firmenleitung ausgehen. Bei der Antragstellung müssen durchschnittlich mehrere Personenmonate einkalkuliert werden, vor allem dann, wenn EU-Neulinge ihren ersten Antrag schreiben. Insofern sollten Erstantragsteller überlegen, ob es vielleicht sinnvoller sein kann, als kleinerer Partner in einem erfahrenen Konsortium erste Erfahrungen zu sammeln.

Die EU nutzt mittlerweile in den vielen Programmen das Registrierungsportal "EU Login". EU Login ermöglicht als Authentifizierungsdienst befugten Nutzern mit einem einzigen Nutzernamen und Passwort den Zugang zu zahlreichen Webdiensten der Kommission. Antragsteller können ihre Daten und Unterlagen wie z.B. Gründungsurkunden, Bilanzen etc. hinterlegen, die für Anträge immer wieder gebraucht werden. Sie erhalten daraufhin einen einheitlichen Participant Identification Code (PIC). Dadurch reduziert sich - zumindest bei mehrfacher Antragstellung - der bürokratische Antragsaufwand.

Antragsunterlagen gut lesen und verstehen

In den Calls werden immer Internetadressen genannt, unter denen Antragsunterlagen aus dem Internet herunter geladen werden können. Ganz wichtig sind dabei auch die Richtlinien für Antragsteller ("Guide for Proposers"). Diese geben klar und deutlich Informationen darüber, was und in welcher Form die EU die Anträge erwartet. Es empfiehlt sich, sich daran "sklavisch" zu halten. Das tun die Gutachter ebenfalls.

Handbücher für die Begutachtung der Anträge

Die Handbücher für die Begutachtung der Anträge ("Evaluation Guidelines") sind Fundgruben für den Antragsteller! Zeigen sie doch, wie und nach welchen Kriterien Ihr Antrag geprüft wird. Sie finden diese Handbücher in der Regel bei den Antragsunterlagen des "Calls".

Werden Sie Gutachter

Die EU-Kommission sucht während der gesamten Laufzeit ihrer Programme externe Fachleute für die Bewertung von Anträgen, z.B. für das Programm "Horizont 2020", aber auch für viele andere Programme.

Die Tätigkeit als Gutachter bietet zwei Hauptvorteile:

  • Guter Überblick über die "Szene", die europaweit aktiv ist, und deren Aktivitäten,
  • Einblicke, wie gute Anträge aussehen müssen.

Interessierte können sich z.B. auf den Internetseiten des Participant Portal als Gutachter für Horizont 2020 registrieren lassen.

Vermehrt elektronische Antragseinreichung

Die EU nutzt bei ihren Programmen immer mehr die Möglichkeit der elektronischen Einreichung. So erfolgt die Antragstellung im Programm "Horizont 2020" ausschließlich elektronisch über das sogenannte SEP im Teilnehmerportal (Submission & Evaluation in the Participant Portal). Der Zugang zum Einreichungssystem erfolgt über die jeweilige Ausschreibungsseite des Portals. Vorläufige Anträge können bereits frühzeitig eingestellt und bis zum Ablauf der Antragsfrist immer wieder aktualisiert werden.

Einreichungsfrist heißt bewusst "Deadline"

Die Einreichungsfristen werden durch die EU-Kommission sehr streng beachtet. Die jeweils angegeben Fristen werden minutengenau und streng eingehalten. Bei der Nutzung elektronischer Einreichungssysteme wird der Zugang zu den Servern sekundengenau abgeschaltet. Es empfiehlt sich unbedingt, mit dem Hochladen von Antragsunterlagen frühzeitig zu beginnen.

Begutachtung der Anträge

Die Begutachtung der Anträge nimmt in der Regel einige Wochen, u.U. sogar Monate in Anspruch. Anhand der Bewertungspunkte wird eine Liste der förderfähigen Anträge erstellt (ranking list). Das Datum, bis zu dem alle Antragsteller über das Ergebnis der Bewertung ihrer Anträge benachrichtigt sein müssen, wird in den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen angegeben. Auch wenn ein Antrag förderfähig ist, kann es jedoch passieren, dass er nicht gefördert wird. Mitunter reicht das für den speziellen Aufruf vorgesehene Budget nicht für alle förderfähigen Anträge aus. Hier spielen dann weiche Kriterien, wie die positiven Auswirkungen eines Projekts auf die Umwelt, auf Arbeitsbedingungen etc. eine Rolle, selbst wenn sie nicht das eigentliche Projektthema sind.

Finanzhilfevereinbarung

Mit den erfolgreichen Antragstellern schließt die Kommission oder die beauftragte Fördereinrichtung eine Finanzhilfevereinbarung ab, in der die Rechte und Pflichten der Projektbeteiligten sowie Umfang und Konditionen der Förderung festgeschrieben werden. Grundsätzlich erfolgt die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung innerhalb von drei Monaten nach Benachrichtigung der Antragsteller, dass sie erfolgreich waren.

Zeithorizont beachten - EU-Programme für mittelfristige Strategie nutzen

Sollen Projekte schnell und zeitnah durchgeführt werden, sind EU-Programme - wie gerade dargestellt - eine schlechte Wahl. Wer EU-Projekte durchführen möchte, braucht eine mittelfristige Strategie. Schnellschüsse sind damit nicht möglich.

Sekundärergebnisse nicht unterschätzen

Ehemalige Projektteilnehmer berichten übereinstimmend davon, dass durch die Teilnahme an EU-Programmen interkulturelles Know-how aufgebaut wird. Die Netzwerke halten oft über das Projektende hinaus und werden bei weiteren Projekten oder anderen Geschäften genutzt. Das zeigt, dass EU-Projekte oft sehr viel später geldwerte Ergebnisse bringen, die anfänglich nicht kalkuliert werden konnten.

Nutzen Sie bestehende Beratungsangebote

Bevor Sie sich selbst zum Fördermittelexperten weiterbilden, was erfahrungsgemäß ein mehrjähriges Projekt ist, sollten Sie zunächst einmal eine kurze ein- bis zweiseitige Kurzfassung Ihres Projekts verfassen und diese mit einer erfahrenen Beratungsstelle besprechen. Diese wird Ihnen dann eine Auswahl von sinnvollen Programmen nennen. Hierfür kommt in erster Linie das Beratungsnetzwerk Enterprise Europe Network der EU-Kommission in Frage, das Ihnen mit rund 4.000 Experten in 600 Kontaktstellen in über 54 Länder zur Seite steht. Beratungsstellen in Ihrer Nähe finden Sie unter http://www.een-deutschland.de in der Rubrik "Regionale Ansprechpartner".

Weitere Ansprechpartner sind die Nationalen Kontaktstellen der Bundesregierung für die einzelnen EU-Programme, die vertiefte Informationen zu den Möglichkeiten für Antragsteller geben können. Diese sind in der Datenbank bei den einzelnen Programmen genannt.